OA系統(tǒng)的打造，以規(guī)范、高效有序保證企業(yè)收發(fā)文的高效流轉(zhuǎn)，在實現(xiàn)公文快速流轉(zhuǎn)審批、確保公文高效執(zhí)行的. . .
OA公文管理系統(tǒng)，使用電子化、信息化的方式實現(xiàn)了公文收發(fā)、交換和存檔，在滿足企業(yè)對公文智能化需求、簡化辦公流程的同時，也為企業(yè)搭建信息化平臺奠定基礎(chǔ)。今天，我們將以金川集團(tuán)為例，為大家介紹OA公文管理子系統(tǒng)的具體功能。
金川集團(tuán)股份有限公司是全球知名的采、選、冶配套的大型有色冶金和化工聯(lián)合企業(yè)，是中國最大的鎳鈷鉑族金屬生產(chǎn)企業(yè)和中國第三大銅生產(chǎn)企業(yè)。
2016年8月，金川集團(tuán)股份有限公司在"2016中國企業(yè)500強(qiáng)"中排名第63位。 2019年9月，金川集團(tuán)股份有限公司在"2019中國制造業(yè)企業(yè)500強(qiáng)"中排名第32位。
九思OA專家團(tuán)隊根據(jù)金川集團(tuán)發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合OA系統(tǒng)實施于企業(yè)公文管理的諸多優(yōu)勢，為其提出了如下OA公文管理子系統(tǒng)規(guī)劃方案參考建議：
公文文檔生成：根據(jù)公文的書寫規(guī)范，制作相應(yīng)文檔，并通過企業(yè)OA系統(tǒng)中針對公文的特殊處理，生成特定的公文文檔。
公文發(fā)送：根據(jù)文件審核、批示、流轉(zhuǎn)繁多的特點，OA公文管理系統(tǒng)采用發(fā)文列表自定義，發(fā)文流程自定義，滿足不同發(fā)文管理。通過流程綁定，靈活組織流轉(zhuǎn)批閱和并發(fā)批閱，擬稿、核稿、簽發(fā)、蓋章、發(fā)布、存檔、查詢等處理，并在流轉(zhuǎn)過程中嚴(yán)格進(jìn)行審批控制，系統(tǒng)對公文的流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行監(jiān)督，保證了公文流轉(zhuǎn)各個階段的可控性。
公文發(fā)送登記：用戶將排好版的文件登記入企業(yè)OA電子公文傳輸交換系統(tǒng)中，并記錄公文要素信息。完成相關(guān)公文信息的錄入，并把待蓋章的文件上傳到服務(wù)器。蓋章加密成功，根據(jù)具體公文選擇收文單位，并可設(shè)定每一個收文單位的可打印份數(shù)進(jìn)行發(fā)送。
公文回執(zhí)管理：OA系統(tǒng)能對已經(jīng)發(fā)送的公文文件進(jìn)行跟蹤，通過回執(zhí)管理，文件發(fā)送人可以很好地掌握文件的處理狀態(tài)。如對方是否收到公文，是否已經(jīng)簽收處理并且可方便的統(tǒng)計出接收單位的簽收情況。
文公文接收管理：處理外單位向單位發(fā)送的公文，實現(xiàn)收文和發(fā)文自動銜接，通過流程審批實現(xiàn)公文在各處室承辦后，并進(jìn)行收文歸檔，采用收文列、收文流程、收文報表等自定義的管理，可以添加收文，以及分發(fā)，設(shè)置好流程后，按添加收文即可發(fā)起收文流程。
公文到達(dá)后，收文登記人要選擇公文類別，登記公文，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核、復(fù)核等工作，然后由辦公室進(jìn)行發(fā)文登記、編號、套頭、蓋章，并進(jìn)行文件的發(fā)放等工作，最后由公文管理員對辦結(jié)公文進(jìn)行歸檔。對于不符合要求的來文，可以進(jìn)行退文處理，退文時需要填寫退文理由。
公文檔案管理系統(tǒng)：包括對電子文件、電子檔案及實體檔案、單位來文和發(fā)文進(jìn)行統(tǒng)一管理，老舊檔案管理的歷史數(shù)據(jù)歸檔文件數(shù)字化等，便于文件的跟蹤、查詢、管理。
金川集團(tuán)OA系統(tǒng)的打造，以規(guī)范、高效有序保證企業(yè)收發(fā)文的高效流轉(zhuǎn)，在實現(xiàn)公文快速流轉(zhuǎn)審批、確保公文高效執(zhí)行的同時，全面提高企業(yè)辦公效率。
