公文交換用于完成向主送、抄送、抄報(bào)單位發(fā)送公文，以及接收單位對外來公文的簽收，并提供自動(dòng)回執(zhí)信息
公文交換
在社會(huì)信息化的不斷推進(jìn)過程中，各級政府的辦公自動(dòng)化需求也在不斷升級。電子政務(wù)已經(jīng)成為世界各國新一輪公共行政管理改革和衡量國家及城市競爭水平的重要標(biāo)志之一。同時(shí)，隨著改革的深入和我國加入WTO，電子政務(wù)建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前我國信息化建設(shè)的首要任務(wù)。
從電子政務(wù)建設(shè)發(fā)展的階段看，電子政務(wù)內(nèi)部建設(shè)一般要經(jīng)歷公文電子化——辦公自動(dòng)化——行政管理網(wǎng)絡(luò)化——網(wǎng)上協(xié)同辦公四個(gè)階段。
我國的辦公自動(dòng)化從80年代至今已有20多年的發(fā)展，到現(xiàn)在基本已達(dá)到第三階段(即內(nèi)部OA+網(wǎng)絡(luò)化)。但由于各單位采用的技術(shù)不同，辦公自動(dòng)化的開發(fā)缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，所以各自獨(dú)立的信息系統(tǒng)很容易形成信息孤島，而無法實(shí)現(xiàn)信息共享。電子公文交換為解決政府部門網(wǎng)上協(xié)同辦公提供了完美的解決方案。
公文交換平臺
采用傳統(tǒng)方式傳遞紅頭文件存在很多問題。目前主要采用郵遞方式，傳統(tǒng)傳遞紅頭文件，從而實(shí)現(xiàn)上情下達(dá)。這種方式存在很多弊端：速度慢 、易泄密、易丟失，且成本高、效率低等。在信息高度發(fā)達(dá)的的今天，采用電子公文傳輸系統(tǒng)，解決公文傳輸過程存在的上述問題，是必然的選擇。
公文管理系統(tǒng)是以工作流為基礎(chǔ)定義的特殊流程和表單應(yīng)用，主要負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)公文電子收發(fā)和歸檔管理，由電子行文代替手工行文，解決公文傳遞慢，信息不及時(shí)、不同步，不易于查閱等問題。
公文管理OA解決方案實(shí)現(xiàn)了收文管理和發(fā)文管理的自動(dòng)化，功能包括：我的收文、發(fā)文擬稿、發(fā)文草稿、發(fā)文查閱、發(fā)文設(shè)置、簽收公文、收文查閱、收文設(shè)置等，并且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應(yīng)用。可靈活設(shè)定公文流程，自動(dòng)進(jìn)行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔和檢索等。
我的收文
未讀收文菜單：未讀的我的收文。
已讀收文菜單：已讀的我的收文。
我的收文管理頁面
發(fā)文擬稿
發(fā)文擬稿：按照發(fā)文流程的分類進(jìn)行展示，可以按照發(fā)文流程名稱進(jìn)行查詢。
發(fā)文擬稿頁面
根據(jù)需要點(diǎn)擊相應(yīng)的發(fā)文流程進(jìn)入新建發(fā)文頁面，填寫好發(fā)文內(nèi)容并且起草正文后可以直接發(fā)送給流程節(jié)點(diǎn)處理或者保存草稿該發(fā)文將被保存在發(fā)文草稿列表中。
發(fā)文查閱
1）、按照發(fā)文的標(biāo)題、辦理狀態(tài)、主題詞、發(fā)文字號、擬文單位、發(fā)文日期查詢。
2）、發(fā)文查閱管理頁面用戶可以刪除、修改。
3）、設(shè)置辦理人、歸檔。
4）、導(dǎo)出發(fā)文。
發(fā)文查閱管理頁面
簽收公文
簽收公文
簽收收文
收文查閱
1)、在收文查閱管理頁面能按照標(biāo)題、辦理狀態(tài)、文號、來文單位、流水號、來文日期、辦理時(shí)限查詢
2）、刪除、修改收文
3）、導(dǎo)出收文
4）、設(shè)置辦理人、歸檔
5）、點(diǎn)擊收文標(biāo)題查看收文詳細(xì)辦理情況。
收文查閱管理頁面
查看收文的辦理情況
督辦轉(zhuǎn)辦
1)、在督辦轉(zhuǎn)辦管理頁面能按照標(biāo)題、辦理時(shí)限、報(bào)送時(shí)間查詢；
2）、此處不可以查看流程的流程圖及流程記錄等；
3）、點(diǎn)擊轉(zhuǎn)辦按鈕，可把此流程轉(zhuǎn)交給其他人辦理；
4）、點(diǎn)擊催辦按鈕，可發(fā)送催辦消息給當(dāng)前審批人，消息記錄會(huì)在當(dāng)前審批人的督辦提醒中顯示。
督辦轉(zhuǎn)辦管理頁面
九思公文交換管理系統(tǒng)特點(diǎn)
1、符合與之對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)公文格式、審批流程，系統(tǒng)應(yīng)用過程自動(dòng)調(diào)用發(fā)文單、正文模板、套紅模板，文件流轉(zhuǎn)過程中可聯(lián)動(dòng)督查督辦、任務(wù)管理、工作聯(lián)系單、會(huì)議管理、電子檔案等系統(tǒng)間協(xié)同應(yīng)用。
2、一體化發(fā)文管理，滿足靈活的流轉(zhuǎn)要求，辦公室可自由調(diào)整審批（批閱）用戶、發(fā)文環(huán)節(jié)的跟蹤用戶，并支持按日期、文號、標(biāo)題、簽發(fā)人等組合查詢、文件統(tǒng)計(jì)，具備預(yù)留文號、斷號及線下占用文號的相關(guān)功能。
3、支持不同類型的公文電子流轉(zhuǎn)，具備完成審批、填寫意見、修改文件、審核留痕、文件歸檔等功能，可以進(jìn)行公文簽收跟蹤、催收、統(tǒng)計(jì)等操作。支持標(biāo)準(zhǔn)流程和非標(biāo)流程兩種方式進(jìn)行流轉(zhuǎn)。
4、智能收文提醒，多種外部收文方式（郵件、掃描、發(fā)文轉(zhuǎn)收文，公文交換接收等）一鍵自動(dòng)生成收文單。
5、辦理便捷，移動(dòng)化簽批，批辦，直接發(fā)起交辦單、督辦單、會(huì)辦單等，公文回復(fù)交換中心自動(dòng)上報(bào)，簽收頁面、轉(zhuǎn)交辦頁面、辦理頁面方便不同層級工作人員文件辦理。
6、兼容多種手寫簽批和國內(nèi)主流電子簽章插件，兼容各類主流移動(dòng)端、PAD端。
公文交換應(yīng)用架構(gòu)圖
