OA系統(tǒng)不僅可實(shí)現(xiàn)企業(yè)公文的收/發(fā)自動化管理，還可自動進(jìn)行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔、檢索。
公文是企業(yè)處理各項辦公事務(wù)最常用的辦公需求。OA系統(tǒng)，相比較于傳統(tǒng)企業(yè)公文管理的冗雜、繁瑣及執(zhí)行力缺失等現(xiàn)狀，不僅可實(shí)現(xiàn)企業(yè)公文的收/發(fā)自動化管理，還可自動進(jìn)行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔、檢索。
廈門美柚信息科技有限公司，是一家專注為女性服務(wù)的互聯(lián)網(wǎng)公司。秉承“讓女人更美更健康”的理念，美柚以經(jīng)期管理為切入點(diǎn)，為女性提供備孕、懷孕、育兒、社區(qū)交流等功能服務(wù)。
九思軟件根據(jù)美柚信息實(shí)際情況，綜合分析認(rèn)為，通過OA系統(tǒng)不僅可使得企業(yè)公文實(shí)現(xiàn)自動化收/發(fā)管理，而且還可有效跟蹤公文進(jìn)度、催辦及監(jiān)督公文流轉(zhuǎn)，有效跟蹤公文進(jìn)展及歸類、檢索，確保公文安全與企業(yè)執(zhí)行力的落實(shí)。并為其提出了如下美柚信息OA公文管理子系統(tǒng)規(guī)劃參考方案建議：
公文文檔生成：根據(jù)企業(yè)公文的書寫規(guī)范，制作相應(yīng)文檔，并通過企業(yè)OA系統(tǒng)中針對公文的特殊處理，生成特定的公文文檔。
公文發(fā)送：根據(jù)文件審核、批示、流轉(zhuǎn)繁多的特點(diǎn)，OA公文管理系統(tǒng)采用發(fā)文列表自定義，發(fā)文流程自定義，滿足不同發(fā)文管理。通過流程綁定，靈活組織流轉(zhuǎn)批閱和并發(fā)批閱，擬稿、核稿、簽發(fā)、蓋章、發(fā)布、存檔、查詢等處理，并在流轉(zhuǎn)過程中嚴(yán)格進(jìn)行審批控制，系統(tǒng)對公文的流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行監(jiān)督，保證了公文流轉(zhuǎn)各個階段的可控性。
公文發(fā)送登記：用戶將排好版的文件登記入企業(yè)OA電子公文傳輸交換系統(tǒng)中，并記錄公文要素信息。完成相關(guān)公文信息的錄入，并把待蓋章的文件上傳到服務(wù)器。蓋章加密成功，根據(jù)具體公文選擇收文單位，并可設(shè)定每一個收文單位的可打印份數(shù)進(jìn)行發(fā)送。
公文回執(zhí)管理：OA系統(tǒng)能對已經(jīng)發(fā)送的公文文件進(jìn)行跟蹤，通過回執(zhí)管理，文件發(fā)送人可以很好地掌握文件的處理狀態(tài)。如對方是否收到公文，是否已經(jīng)簽收處理并且可方便的統(tǒng)計出接收單位的簽收情況。
文公文接收管理：公文到達(dá)后，收文登記人選擇公文類別，登記公文，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核、復(fù)核等工作，然后由辦公室進(jìn)行發(fā)文登記、編號、套頭、蓋章，并進(jìn)行文件的發(fā)放等工作，最后由公文管理員對辦結(jié)公文進(jìn)行歸檔。對于不符合要求的來文，可以進(jìn)行退文處理，退文時需要填寫退文理由。
公文檔案管理系統(tǒng)：包括對電子文件、電子檔案及實(shí)體檔案、單位來文和發(fā)文進(jìn)行統(tǒng)一管理，老舊檔案管理的歷史數(shù)據(jù)歸檔文件數(shù)字化等，便于文件的跟蹤、查詢、管理。
九思軟件OA公文管理子系統(tǒng)的建立，在實(shí)現(xiàn)美柚信息收/發(fā)文管理自動化的同時，通過公文的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、申請、批復(fù)、查辦、歸檔亦可加強(qiáng)了對企業(yè)公文的有效監(jiān)管。助力美柚信息科技有限公司打造更規(guī)范、合理，有序、高效的公文管理，推動企業(yè)信息化建設(shè)。
