九思OA專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)根據(jù)鳳凰網(wǎng)發(fā)展現(xiàn)狀,結(jié)合OA系統(tǒng)實(shí)施于企業(yè)公文管理的諸多優(yōu)勢(shì),綜合分析,為其提出了適. . .
OA公文管理系統(tǒng)不僅加強(qiáng)了公文的管理、查找、維護(hù)工作,實(shí)現(xiàn)了對(duì)公文處理和管理的全過(guò)程化,并且摒棄了傳統(tǒng)公文管理“以人為主”的弊端,并通過(guò)公文的收發(fā)、交換和存檔的電子化方式進(jìn)一步提高了公文存檔的安全性。
鳳凰網(wǎng)是全球領(lǐng)先的跨平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)新媒體公司,整合旗下綜合門(mén)戶(hù)鳳凰網(wǎng)、手機(jī)鳳凰網(wǎng)和鳳凰視頻三大平臺(tái),秉承"中華情懷,全球視野,兼容開(kāi)放,進(jìn)步力量"的媒體理念, 為主流華人提供互聯(lián)網(wǎng)、無(wú)線通信、電視網(wǎng)的三網(wǎng)融合無(wú)縫銜接的新媒體優(yōu)質(zhì)內(nèi)容與服務(wù)。公文,同樣是鳳凰網(wǎng)日常辦公中不可避免的溝通方式。
九思OA專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)根據(jù)鳳凰網(wǎng)發(fā)展現(xiàn)狀,結(jié)合OA系統(tǒng)實(shí)施于企業(yè)公文管理的諸多優(yōu)勢(shì),綜合分析,為其提出了適合企業(yè)發(fā)展需求的OA公文管理子系統(tǒng)規(guī)劃方案參考建議。參考建議具體如下:
1、公文文檔生成:根據(jù)國(guó)家公文的書(shū)寫(xiě)規(guī)范,制作相應(yīng)文檔,并通過(guò)政府OA中針對(duì)公文的特殊處理,生成特定的政府公文文檔。
2、公文發(fā)送:根據(jù)鳳凰網(wǎng)文件審核、批示、流轉(zhuǎn)繁多的特點(diǎn),采用發(fā)文列表自定義,發(fā)文流程自定義,滿(mǎn)足不同發(fā)文管理。通過(guò)流程綁定,靈活組織流轉(zhuǎn)批閱和并發(fā)批閱,擬稿、核稿、簽發(fā)、蓋章、發(fā)布、存檔、查詢(xún)等處理,并在流轉(zhuǎn)過(guò)程中嚴(yán)格進(jìn)行審批控制,系統(tǒng)對(duì)公文的流轉(zhuǎn)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督,保證了公文流轉(zhuǎn)各個(gè)階段的可控性。
3、公文發(fā)送登記:用戶(hù)將排好版的文件登記入鳳凰網(wǎng)OA電子公文傳輸交換系統(tǒng)中,并記錄公文要素信息。主要完成相關(guān)公文要素的錄入,并把待蓋章的文件上傳到服務(wù)器。蓋章加密成功,根據(jù)具體公文選擇收文單位,并可設(shè)定每一個(gè)收文單位的可打印份數(shù)進(jìn)行發(fā)送。
4、回執(zhí)管理:OA系統(tǒng)能對(duì)已經(jīng)發(fā)送的公文文件進(jìn)行跟蹤,通過(guò)回執(zhí)管理,文件發(fā)送人可以很好地掌握文件的處理狀態(tài)。如對(duì)方是否收到公文,是否已經(jīng)簽收處理并且可方便的統(tǒng)計(jì)出接收單位的簽收情況。
5、文公文接收管理:處理外單位向單位發(fā)送的公文,實(shí)現(xiàn)收文和發(fā)文自動(dòng)銜接,通過(guò)流程審批實(shí)現(xiàn)公文在各處室承辦后,并進(jìn)行收文歸檔,采用收文列、收文流程、收文報(bào)表等自定義的管理,可以添加收文,以及分發(fā),設(shè)置好流程后,按添加收文即可發(fā)起收文流程。
公文到達(dá)后,收文登記人選擇公文類(lèi)別,登記公文,送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核、復(fù)核等工作,然后由辦公室進(jìn)行發(fā)文登記、編號(hào)、套頭、蓋章,并進(jìn)行文件的發(fā)放等工作,最后由公文管理員對(duì)辦結(jié)公文進(jìn)行歸檔。對(duì)于不符合要求的來(lái)文,可以進(jìn)行退文處理,退文時(shí)需要填寫(xiě)退文理由。
6、查詢(xún)統(tǒng)計(jì):通過(guò)鳳凰網(wǎng)OA應(yīng)用支撐平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文件檢索查詢(xún)功能,方便用戶(hù)對(duì)文件的跟蹤、查找和管理。OA系統(tǒng)中的統(tǒng)計(jì)功能可以按照業(yè)務(wù)需求生成多種報(bào)表形式。
鳳凰網(wǎng)OA公文管理系統(tǒng)的實(shí)施,以規(guī)范、高效有序保證了企業(yè)收發(fā)文的高效流轉(zhuǎn),實(shí)現(xiàn)了企業(yè)核稿、審稿、簽發(fā)和辦文的規(guī)范操作。同時(shí),九思OA系統(tǒng)不僅可使部門(mén)在公文管理方面更加便捷、高效,更是幫助用戶(hù)從繁瑣的公文收發(fā)事務(wù)中解放了出來(lái),為企業(yè)節(jié)約大量的時(shí)間成本、管理成本,減少了企業(yè)資源消耗,全面提高了企業(yè)的辦公管理水平和協(xié)同工作效率。
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