客家土樓在九思OA軟件的鼎立支持下,建立了項目小組,對OA軟件的實施進行了詳細規劃、嚴謹的過程管理和. . .
客家土樓在九思OA軟件的鼎立支持下,建立了項目小組,對OA軟件的實施進行了詳細規劃、嚴謹的過程管理和質量控制,經過1個月的緊張而有秩序的協作,最終項目得到順利上線,成為旅游行業內的一個信息化的成功范例。
一、OA軟件建設背景
福建省客家土樓旅游有限公司作為是中國旅游產業中的一朵奇葩,繼“福建土樓”被列入《世界文化遺產名錄》后,作為以土樓旅游開發為主業的大型國有企業,土樓公司在景區開發、市場開拓、模式創新、資本運作、隊伍建設等眾多方面的工作卓有成效,不但公司業務取得了快速成長,而且在爭創國家5A級風景區方面的工作也在有序進行,伴隨著業務和團隊數量的快速擴張,如何通過OA信息化的手段,規范業務、集中管控、高效作業,成為土樓公司的信息化主要訴求。
二、OA軟件建設目標
1) 企業運營效率提升(>20%)
維度 |
指標 |
效率提升 |
價值合計 |
溝通效率 |
溝通頻度和準確性 |
> 30% |
整體運營 效率提升20% |
事務處理 |
事務處理數量和滯留時間 |
> 30% | |
學習能力 |
共享文檔數量和引用次數 |
> 30% | |
管控能力 |
計劃、任務及時性和反饋速度 |
> 10% | |
文化建設 |
論壇活躍度和公告點擊數 |
> 30% |
2) 企業運營成本下降(百用戶每年節省20萬)
維度 |
指標 |
費用降低 |
價值合計 |
通訊費 |
固定電話、手機、快遞 |
>20% |
每百用戶, 每年度 省費用20萬 |
傳真費 |
傳真紙、傳真通訊費 |
>30% | |
紙張費用 |
打印、復印 |
>70% | |
會議費 |
會議室、視頻、相關服務 |
>5% | |
設備損耗 |
打印機、傳真機、復印機… |
>40% | |
人員成本 |
節省信息、助理、秘書、類崗位 |
>20% |
三、項目建設任務
協同辦公系統涉及到全員使用和眾多功能需求,因此必須基于平臺+模塊+插件的模式,才能夠統一規劃、高效建設、可靠運行,從而推進可持續信息化發展。
該系統擁有門戶管理、協同工作、工作流程、公文管理、公共信息、論壇管理、問卷調查、計劃管理、會議管理、任務管理、項目管理、知識管理、郵件管理、人事管理、在線考試、車輛管理、物品管理、設備管理、即時消息、常用工具、移動辦公、辦理中心管理、督辦管理、消息提醒、在線交流、文檔管理、個人設置管理、應用設置管理、系統設置管理等幾十個子系統,幾千個功能點;并且系統部署大量的應用接口,通過獨創的門戶引擎、消息引擎、工作流引擎和數據引擎技術,可以方便的擴展和集成各種上萬個插件應用,如擴展ISO文檔、手寫簽名、身份令牌等等;可以方便的與后續的其他子系統進行集成,如ERP、CRM、PM、HR;可以方便進行門戶展現的一體化方案,從而支持組織信息化的可持續建設。
四、項目建設成果
通過協同辦公系統的建設,推動企業基礎管理向“規范、高效、管控、變革”的方向發展。
1) 規范審批業務
通過業務單據的規范、崗位操作的規范、審批流程的規范、審批權限的規范、審批時間的規范、審批意見的規范、流程使用范圍的規范、審批委辦的規范、審批轉辦的規范、歷史審批查看的規范,全面規范企業基礎管理流程,幫助企業實現制度的行為落地。
2) 提高業務審批效率
通過將紙質的審批單據電子化和模版化、將人工審批流程網絡化和自動化,實現網絡辦公和移動辦公;將業務催辦督辦網絡化和自動化、不同業務數據的關聯智能化、歷史數據的自動統計分析等,實現智能辦公。從而,全面提升業務審批效率,幫助企業優化工作崗位、減少人員投入、單位時間內的審批效率提高300%。
3) 實現高效協作和溝通
通過部署各種信息化的溝通工具,并且對工具進行分工和組合運用,如即時消息、郵件、協同工作、論壇、通知、公告、關聯人員等,幫助企業管理者和員工,按照溝通內容的重要性、嚴謹性、緊迫性、協作性、開放性等不同緯度分層管理,做好時間管理,全面提高內部的協作、溝通的效率,實現固定時間內做更多、更廣泛、更有效的管理溝通。
4) 助力企業文化建設
通過搭建企業論壇、公司動態、單位新聞、活動通報、發展建議、領導心聲、調查問卷、合理化建議、專家支持、員工天地、電子期刊、意見采集、銷售快報、技術快報、產品改進等各種互動欄目,提高員工的主人翁意識、增強企業的凝聚力、倡導學習型文化、實現企業價值觀和核心理念的宣貫、統一。
5) 打造學習型組織
通過知識管理模塊,實現以“企業級知識、項目級知識、個人級知識、網絡級知識”為核心的,散落在員工的大腦、移動硬盤、電腦、紙質文檔、工作過程、網絡中的,不同緯度的隱形知識顯性化,并通過顯性知識電子化,實現知識的采集、分類、沉淀、分享、學習和持續創新,這些知識包括但不限于:規章制度、技術文檔、項目經驗、產品知識、客戶檔案、發展規劃、銷售經驗、解決方案、項目報告、標書文件等等,通過企業知識地圖的搭建,實現群眾智慧的激發、實現單位大量無形知識資產的積累,方便員工快速查找到自己需要的文檔、資料,提升知識的開發和利用效率。
6) 快捷的信息發布
通過信息中心模塊中的通知、公告、論壇、問卷等工具,實現政令通達,將經營中每天產生的大量信息,如獎罰通報、人事公告、組織調整、產品發布、政策新聞、經營狀況、績效評比、工作布置、制度變更、促銷政策等分門別類的、扁平化的、及時性的傳達到相關員工。
并且通過消息引擎技術的引入,實現人與系統之間的信息互動,及時將系統中的信息變更、待辦工作等進行在線提醒。
7) 做好計劃管理
通過計劃管理模塊,解決企業計劃不如變化快、計劃常常流于形式的困惑。系統能夠以二維象限管理法為理論原則,以把員工的重點精力投放到重要事項中去為目標,按照不定期計劃、月計劃、周計劃、日程;月總結、不定期總結、月總結、周總結、日志等緯度安排個人工作、管理下屬工作、檢查和考評下屬工作。
8) 實現過程管控
通過項目管理、任務管理、流程追蹤、進度監控、流程督辦、計劃查詢、公文查詢等模塊,實現對業務流程進行全程管控、對項目信息進行全方位跟進、對計劃執行情況進行綜合查詢、對任務進度進行跟進督辦,從而實現工作中有效的過程管控。
9) 提高行政辦公效率
通過會議管理、物品管理、車輛管理、設備管理、考勤管理、通訊錄管理、便簽管理、計算器、百寶箱、人事信息、在線考試等功能的建設,實現企業日常行政工作的效率提高。
10) 打造信息化門戶和集成的平臺
通過OA構建全員信息化的第一臺階,并且成為與其他系統進行應用、數據、信息集成的中心平臺,打破各業務系統之間的數據孤島、信息孤島和應用孤島。與其他業務系統進行融合,做到信息在不同系統間的推送、共享和調用。
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