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OA辦公系統一路發展而來,引領的不僅是技術潮流,更多的是在引導、傳播管理理念。企業從選型到部署到應用. . .

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OA項目成功 應堅持一個中心兩個基本點
標簽: OA系統   OA   來源:      閱讀次數: 567

OA辦公系統一路發展而來,引領的不僅是技術潮流,更多的是在引導、傳播管理理念。企業從選型到部署到應用OA都應該堅持一個中心兩個基本點,即以工作流為中心,堅持軟硬兼施,堅持易用易維護,方能選型成功、應用成功。

以工作流為中心

工作流從名稱上來看,就是工作辦理完成流轉的整個過程,由一系列相互銜接、自動進行的業務活動或任務組成。它建立在網絡辦公基礎上的行政審批、業務申請審批、公文、信息等的網上流轉。OA工作流可以看作企業日常工作中固定要走的剛性程序,企業可以通過OA工作流,按照任務、角色、規則和過程進行精心設置,以后只要有相應的工作要處理,員工在OA工作流上就能輕輕松松處理工作,讓企業全員真切的感受到不同于以往的傳統辦公方式。

從用戶角度出發,用戶購買OA辦公系統的直接原因,就是希望能夠借助OA工作流,以管理和制度為中心,規范各單位的分工和協作秩序,并且對業務過程進行關注(工作流執行過程的每一步變化可自動發通知給關注人)、監控、催辦,對業務結果進行統計、查詢和分析。目前市場上OA工作流產品獨具一格的代表有九思軟件(jxiprlawyer.com)、致遠軟件等。

堅持軟硬兼施

如果工作流是處理的是硬性工作,那么協同工作便為臨時性、非常規的軟性工作提供了途徑。我們都知道,企業日常工作涉及很多的大大小小的業務決策:大的決策如:公司產品發布、重要崗位的人事任命、重要的業務審批等。小的決策如:公司出游安排、人員請假、資產采購審批等等。尤其是在分工明確的政府機構和企業中,決策執行的一個重要方式就是群體決策,也就是多人參與的決策。

然而,有的決策通過一次溝通就能完成,有的可能要經歷多個步驟推進,涉及不同人。政府辦公中要對上級單位來文進行辦理。領導要先進行決策,制定擬辦方案。部門需要決策具體的辦理方案,而且要反饋領導落實的情況。又比如領導需要制定年度工作目標,需要部門主管給出可行性報告說明,以便領導進行決策。

以高端廠商九思軟件(jxiprlawyer.com)為例,其OA協同辦公系統就將各種決策模式都同工作流程捆綁在一起。決策的議題可以通過OA協同辦公系統自定義的流程推送給不同人員進行閱讀,進行各種相關的信息的收集。有的決策流程有固定的執行模式(走固定的決策路徑);有的可以隨參與決策人員的意愿進行下一個參與決策人員的選定,等等。

堅持易用易維護

優秀的OA軟件不是通過復雜的程序操作,來顯示技術團隊的高水平,而是那些將復雜留給自己,為用戶帶去便捷的OA軟件。因此OA系統必須是以用戶為中心,易用易維護的系統。

OA的易用性包括普通用戶操作易用和管理員設置易用兩個方面。最初OA系統易用性的考量是假設企業未設置技術人員專職管理OA的前提下,實現部門員工成長為管理員,全員成為系統主人。隨著時代發展,多數企業設有專門的信息部門,配備至少網管級別的人員管理系統,看似對系統易用性的要求降低了,可事實完全不是如此。就像我們不能因為家里準備了針線甚至縫紉機,而無顧衣服的質量一樣,企業不能因為自己有技術人員,而無顧系統的易用性,因為易用性差帶來的成本浪費是完全可以避免的,應該避免因為軟件系統問題而造成事倍功半的后果。

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