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曲折的審批程序、漫長(zhǎng)的待審時(shí)間一直是民生之痛,如何提高審批效率成為政府與民眾共同關(guān)心、急待解決的問題. . .

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OA系統(tǒng),流程審批的重要性
標(biāo)簽: OA系統(tǒng)   流程審批   OA平臺(tái)   OA管理   來源:      閱讀次數(shù): 6657

曲折的審批程序、漫長(zhǎng)的待審時(shí)間一直是民生之痛,如何提高審批效率成為政府與民眾共同關(guān)心、急待解決的問題。行政審批效率的提高離不開制度、機(jī)構(gòu)的變革,同時(shí)也離不開信息技術(shù)的支撐。在電子政務(wù)遍地開花的今天,OA已然成為行政辦公必不可少的左膀右臂。OA為政府部門迅速快捷地搭建起高效的電子政務(wù)平臺(tái),以開放式的、可擴(kuò)展的性能實(shí)現(xiàn)政府內(nèi)部機(jī)構(gòu)和政府部門之間的協(xié)同和互動(dòng)的應(yīng)用體系。

1、連鎖效應(yīng) 節(jié)約審批時(shí)間

行政審批效率低下的原因除了審批人的主觀因素外,還包括一些客觀因素,如歷史資料的調(diào)用難問題。政府及組織在發(fā)展過程中產(chǎn)生許許多多的文件、公文、合同等資料,而一個(gè)流程的審批往往需要繁多的資料憑證,因此搜集資料的過程成為時(shí)間的又一消耗因素。

OA特設(shè)的流程關(guān)聯(lián)功能,可通過子流程進(jìn)行流程與流程之間的關(guān)聯(lián),在子流程中可以鏈接到主流程,在主流程中可以鏈接到所有相關(guān)的子流程。例如一個(gè)員工提交報(bào)銷申請(qǐng)的流程,OA系統(tǒng)便能夠自動(dòng)調(diào)取其之前的采購(gòu)申請(qǐng)單等單據(jù),而無(wú)需二次尋找,節(jié)省大量時(shí)間成本。

2抑制多頭管理毒瘤 將審批“關(guān)進(jìn)籠子里”

多頭管理是審批過程中經(jīng)常碰到的難題,一個(gè)問題莫名其妙地涉及到多個(gè)部門、多個(gè)領(lǐng)導(dǎo),且“多頭”各自為政、尺度不一,最后反而導(dǎo)致“空頭管理”,造成資源內(nèi)耗,降低行政效率。此時(shí),擁有一套規(guī)范審批流程的系統(tǒng),將審批“關(guān)進(jìn)籠子里”顯得尤為重要。

將審批關(guān)進(jìn)籠子就是通過OA流程管理規(guī)范工作步驟,實(shí)現(xiàn)事務(wù)在系統(tǒng)內(nèi)的順利流轉(zhuǎn)和處理,相當(dāng)于給審批過程訂了一個(gè)框架,每個(gè)節(jié)點(diǎn)審批人可以按照崗位、角色、部門、領(lǐng)導(dǎo)、候選人、表單中的字段、職務(wù)等多種方式進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)劃選擇,流程按照既定路線一步步走下來,當(dāng)前節(jié)點(diǎn)未辦理完成,下一節(jié)點(diǎn)的審批人便看不到此審批文件,從而避免審批過程中的多頭沖突,滿足工作流程的剛性管理需求。

而且OA軟件精益求精,有些OA廠商能夠提供流程更加個(gè)性的展現(xiàn)方式,例如九思軟件(jxiprlawyer.com)采用B/S圖形化流程編輯器,支持從設(shè)計(jì)到維護(hù)的全程圖形化,讓審批過程所見即所得,更加透明化。

3責(zé)任追蹤 防止扯皮

責(zé)任不明確,相互扯皮推諉是行政審批展現(xiàn)不斷拉長(zhǎng)的又一主因。傳統(tǒng)的審批方式具有高度的隱蔽性,多個(gè)中間環(huán)節(jié)也許僅是一個(gè)點(diǎn)頭、一句贊同,往往最后追究起來查無(wú)考證,造成責(zé)任流產(chǎn)。

OA系統(tǒng)正好解決了審批過程中這一扯皮現(xiàn)象。OA工作流具有痕跡保留功能,處理過的流程節(jié)點(diǎn)以不同的顏色標(biāo)識(shí),以流程日志的方式顯示每個(gè)節(jié)點(diǎn)接收意見和處理的時(shí)間。每個(gè)中間審批人的處理狀態(tài)均已文字的形式儲(chǔ)存在OA系統(tǒng)中,既避免了工作遺漏又明確了指責(zé)指向,更起到了有效監(jiān)督的作用,從而在根本上提到行政審批效率。

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