作為項目實施經(jīng)理應明確，并應影響客戶方明確：1、信息化建設是一個信息化工程，是有計劃、有步驟的實施的. . .
一、協(xié)同辦公系統(tǒng)項目實施觀念
作為項目實施經(jīng)理應明確，并應影響客戶方明確：1、信息化建設是一個信息化工程，是有計劃、有步驟的實施的，不可能一蹴而就。2、協(xié)同辦公系統(tǒng)實施和應用過程中出現(xiàn)問題是必然的。一方面協(xié)同辦公系統(tǒng)有適應性的調(diào)整，另一方面影響人們傳統(tǒng)使用習慣和部分人的利益問題。3、協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用是需要理性引導的。不要聽從用戶的任意需求(需求提出者提出的往往真正的需求、真正的定位)，而把用戶應用需求向系統(tǒng)產(chǎn)品上引導、靠近。4、 不要企望整個協(xié)同辦公系統(tǒng)100%的應用、使用——那是一個理想! 協(xié)同辦公系統(tǒng)有時候是作秀的、有時候是實用的、有時候是盲目的。但至少應該保證協(xié)同辦公系統(tǒng)有一部分被使用，哪怕只是電子公告!
二、協(xié)同辦公系統(tǒng)項目實施策略
總結(jié)我們以往成熟經(jīng)驗，現(xiàn)提出如下協(xié)同辦公系統(tǒng)項目實施策略，作為指導：
促使單位領(lǐng)導牽頭應用
一個單位的信息化工作往往呈現(xiàn)為“一把手工程”，如果協(xié)同辦公系統(tǒng)項目沒有領(lǐng)導來牽頭，沒有領(lǐng)導來應用，那么整個協(xié)同辦公系統(tǒng)推廣起來便缺乏力度，推廣也變得難了起來。
為了促進單位領(lǐng)導使用，可以：重點對領(lǐng)導層進行應用培訓;為領(lǐng)導層提供最為關(guān)心的、最迫切的應用;由于多數(shù)領(lǐng)導往往文字輸入有困難，所以給領(lǐng)導提供的應用功能，要盡可能地簡潔、直觀、易用——只須通過鼠標便可完成操作; 可以考慮為領(lǐng)導配備手寫板，完成公文批注處理;利用其它策略造勢、形成“圍勢”，“迫使”領(lǐng)導去應用;擬安排專人(秘書)代理領(lǐng)導處理相關(guān)信息，這樣即使領(lǐng)導因太忙、或因計算機水平原因，相關(guān)電子信息亦能得到及時處理。
作好推廣遞進層次、層層推進
一般來講，對于公文管理、會議管理這樣的純辦公應用往往較難推廣、需要一定的時期才能推廣開來，所以應計劃好協(xié)同辦公系統(tǒng)推廣遞進層次，如在前期重點推廣：協(xié)同工作、知識管理、內(nèi)部郵件、關(guān)聯(lián)項目、會議管理等這些功能具有易推廣、實用、易應用起來等特點。這些功能得以推廣后，便可以推廣其它各個模塊的使用，從而達到整個協(xié)同辦公系統(tǒng)的應用。
制度促進
即與管理部門(尤其是辦公室部門)密切配合，制定相關(guān)規(guī)章制度，明文要求一些公告、文件、政務必須從協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺上進行流轉(zhuǎn)，同時切斷原有的、傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)方式。
現(xiàn)場值守及時響應、解決問題
凡是系統(tǒng)，在使用過程中或多或少都會出現(xiàn)這樣、那樣的問題。如果這些問題不能得到及時答復、解決，便可能影響用戶使用信心，也可能出現(xiàn)一些負面聲音，這對信息主管部門和領(lǐng)導會產(chǎn)生很大的壓力和影響。因此，這些問題必須消除在萌芽中。
幫助完成數(shù)據(jù)采編、輸入等初始處理
迅速完成基礎數(shù)據(jù)的處理可以有效促進整個協(xié)同辦公系統(tǒng)項目的早日啟動和使用。
在一般的電子政務、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項目中，許多服務商認為數(shù)據(jù)采編、初始工作是由用戶單位來作的，不能“越俎代庖”。但實際上客戶方由于前期對于協(xié)同辦公系統(tǒng)的理解、數(shù)據(jù)整理的不熟悉，整個初始工作往往“迤延”很長時間，使整個協(xié)同辦公系統(tǒng)項目啟動拖延。
充分發(fā)揮“督察督辦協(xié)同辦公系統(tǒng)”的作用
即由相關(guān)管理人員利用督察督辦協(xié)同辦公系統(tǒng)促進各個部門、人員充分利用協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺。
策略七：發(fā)揮手機短信自動通知、通告功能
手機短信是人們目前最熟悉、使用最多的工具，將協(xié)同辦公系統(tǒng)與手機短信結(jié)合起來。手機將時時提醒“您”去使用協(xié)同辦公系統(tǒng)了。
發(fā)揮系統(tǒng)管理員作用
系統(tǒng)管理員能動性非常關(guān)鍵，不要讓客戶系統(tǒng)管理員有依賴心理。因為你不可能整日泡在客戶方現(xiàn)場啊!而且這樣可以大大節(jié)省公司的培訓費用。
如果項目實施人員能夠靈活把握以上各點，那么系統(tǒng)的實施成功率則會大大提高!
